GENERALIDADES
La
presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones
generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
todo dato personal o información que sobre ellas reposen en las bases de datos
o se comuniquen con ocasión de los servicios comerciales prestados a DORIS AMPARO
PABON CHAVARRO,
mayor de edad, domiciliada en Cúcuta, identificada con la cédula de ciudadanía
No. 60.350.621 de Cúcuta, quien en este acto obra en su condición de persona
natural comerciante, identificada con el NIT. 60.350.621-3,
en adelante FOTOMILENIO, así como el derecho a la información; por tanto, FOTOMILENIO.
teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de
carácter personal que le asiste, establece la presente política de tratamiento
de información y datos personales, para dar cabal cumplimiento a la precitada normatividad
y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento
de los datos de carácter personal que recoja y maneje FOTOMILENIO. El derecho
al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y
rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos
de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos
poder de decisión y control sobre su información personal. Dado que para el
correcto desarrollo de su objeto social, FOTOMILENIO se encuentra continuamente
recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos de clientes,
proveedores, aliados comerciales y empleados
En
virtud de lo anterior, atendiendo los deberes legales de FOTOMILENIO de
proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de
conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en
bases de datos, FOTOMILENIO ha diseñado la presente política de manejo de la
información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y
explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a
través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (fotos,
facturas, tirillas, entre otros), mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas
telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el
futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio
de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos
nuestros clientes, empleados, proveedores, aliados estratégicos y vinculados.
La
presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la
normatividad aplicable a la materia y entren en vigor nuevas disposiciones.
OBJETIVO GENERAL
Con
la implementación de esta política, se pretende garantizar el adecuado
tratamiento y reserva de la información y la seguridad sobre todos los datos e
información de clientes, proveedores, empleados y terceros que haya sido
obtenida conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del
derecho al Habeas Data, dando cumplimiento a lo previsto en el literal K del
artículo 17 de la referida ley 1581 de 2012.
GLOSARIO
PRINCIPIOS
FOTOMILENIO aplicará los siguientes principios
específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas
a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e
intercambio, de datos personales:
·
Principio de
legalidad: En el uso,
captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a
las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos
personales y demás derechos fundamentales conexos.
·
Principio de
libertad: El uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
·
Principio de
finalidad: El uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean
acopiados y recogidos por FOTOMILENIO estarán subordinados y atenderán una finalidad
legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos
personales.
·
Principio de
veracidad o calidad: La información
sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
·
Principio de
transparencia: En el uso,
captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener de FOTOMILENIO, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de
información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
·
Principio de
acceso y circulación restringida: Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de
FOTOMILENIO será de medio.
·
Principio de
seguridad: Los datos
personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento
por FOTOMILENIO, será objeto de protección en la medida en que los recursos
técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de
medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y
repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida,
consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
·
Principio de
confidencialidad: Todas y cada una
de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a
informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se
comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no
revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales,
contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la
ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen
actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y
manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a
su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal
compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Y/O DATOS PERSONALES
Todo
proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía
de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general
cualquier tercero con el cual FOTOMILENIO sostenga relaciones comerciales y/o
laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por
cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento,
los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian
a continuación:
CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
PREVIA
A QUIENES PUEDE OTORGARSE INFORMACIÓN SIN
AUTORIZACIÓN PREVIA
DEBERES DE FOTOMILENIO
FOTOMILENIO
sólo tratará los datos personales y la información recolectada para las
finalidades a las que se encuentre facultado en los términos de la ley y la
autorización otorgada, cuando se requiera, por lo que asume los siguientes
deberes como responsable del tratamiento:
FINALIDADES DE LA RECOLECCION, USO Y
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FOTOMILENIO,
en desarrollo de su objeto social, recopila datos con diversas finalidades y
usos dentro de los cuales se encuentran:
Fines administrativos, comerciales,
promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Para
llevar a cabo dichos fines, FOTOMILENIO podrá adelantar lo siguiente:
DE LA AUTORIZACIÓN
FOTOMILENIO
requiere autorización otorgada de manera libre, previa, expresa por parte de
los titulares de los datos, la cual se adquiere mediante mecanismos idóneos que
permitan la verificación del otorgamiento de dicha autorización. Esta podrá
constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en
cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas
técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La
autorización es una declaración que informa al titular de los datos la
siguiente información:
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES A MENORES Y
ADOLESCENTES
En
atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, FOTOMILENIO asegura que el Tratamiento de los datos
personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus
derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que
realice FOTOMILENIO deberá contar con la autorización previa, expresa e
informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o
adolescente. Así mismo velará porque el menor o adolescente sea escuchado para
el ejercicio pleno de sus derechos.
RESPONSABLE, ENCARGADOS, CONSULTAS,
PROCEDIMIENTO Y ATENCIÓN DE PQR
Todo
titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar
solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su
información.
A) Procedimiento para el trámite de Reclamos o
Solicitudes
Toda
solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a FOTOMILENIO por
parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y
tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con el marco
regulatorio al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes
reglas:
B) Consultas
La
Política de manejo de la información personal por parte de FOTOMILENIO y los
derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma
podrán ser consultados a través de los siguientes medios:
Cualquier
consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando
considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus
derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su
información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: gerencia@fotomilenio.com.co.
C) Responsable del Tratamiento
Persona
o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:
el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es
la Gerencia a través del correo electrónico.
